Zatrudnianie pracowników wiąże się z różnego rodzaju obowiązkami. Jednym z takich obowiązków jest zapewnienie należnego pracownikom odpoczynku. Wlicza się tu oczywiście odpoczynek dobowy i odpoczynek tygodniowy, ale również pod pojęciem odpoczynku pracowniczego rozumiemy prawo do corocznego, nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego. Jeżeli z pracownikiem, w trakcie roku kalendarzowego, zostanie zakończony stosunek pracy, pracodawca ma obowiązek rozliczyć m.in. niewykorzystany urlop wypoczynkowy oczywiście w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia u danego pracodawcy.
Urlop powinien zostać udzielony pracownikowi w naturze, ale jeżeli z jakiegokolwiek powodu nie jest to możliwe, a stosunek pracy ulega zakończeniu – jesteśmy, jako pracodawcy, zobligowani do wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop.
Ustalając wysokość ekwiwalentu bierzemy pod uwagę urlop należny pracownikowi jak również współczynnik do ekwiwalentu obowiązujący w roku, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu. Wysokość współczynnika, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej , jest ustalana na dany rok kalendarzowy. W 2018 roku wartość takiego współczynnika, dla pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy wynosiła 20,92. Wynosiła, ponieważ podpisana w dniu 7 listopada 2018 r. ustawa o ustanowieniu Święta Narodowego z okazji Setnej Rocznicy Odzyskania Niepodległości Rzeczypospolitej Polskiej, zagwarantowała dodatkowy dzień wolny – 12 listopada. To niespodziewane święto wymusza na pracodawcach nieprzewidziane wcześniej zmiany w grafikach czasu pracy, ale ma również wpływ na niektóre wskaźniki prawa pracy, m.in. na wspomniany współczynnik urlopowy.
Zgodnie z rozporządzeniem współczynnik obowiązujący w danym roku kalendarzowym oblicza się odejmując od ogólnej liczby dni danego roku wszystkie niedziele, dni świąteczne oraz dni wolne wynikające z pięciodniowego tygodnia pracy. Tak ustaloną liczbę dni pracujących w danym roku dzieli się przez liczbę miesięcy (12), a otrzymany wynik zaokrągla się do dwóch miejsc po przecinku. Do momentu podpisania ustawy wyliczenie współczynnika na 2018 r. wyglądało następująco:
(365 – 52 niedziele – 52 dni wolne – 10 dni świątecznych) / 12 = 20,92
W związku z nową ustawą wyliczenie powyższe wygląda obecnie tak:
(365 – 52 niedziele – 52 dni wolne – 11 dni świątecznych) / 12 = 20,83
Jak to zmienia wysokość ekwiwalentów? Sprawdźmy to na przykładzie.
Załóżmy, że zatrudnialiśmy pracownika w pełnym wymiarze czasu pracy, z wynagrodzeniem zasadniczym w wysokości 3000 zł. Pracownik ten był zatrudniony w naszym zakładzie przez 4 miesiące, powinien w związku z tym wykorzystać urlop wypoczynkowy w wymiarze 9 dni tj. 72 godzin. Ponieważ w czasie zatrudnienia nie korzystał z urlopu, należy mu wypłacić ekwiwalent. Jak prawidłowo go obliczyć?
Dla uproszczenia przyjmijmy, że oprócz wynagrodzenia zasadniczego pracownik nie otrzymywał żadnych innych składników wynagrodzenia ani świadczeń. W związku z powyższym obliczenie zrobimy następująco:
((3000 zł / 20,83 tj. współczynnik) / 8 tj. dobową normę czasu pracy) * 72 godziny = 1296 zł
Przy poprzedniej wysokości współczynnika wyglądało to jednak tak:
((3000 / 20,92) / 8)*72 = 1290,96
Zmiana wysokości współczynnika daje więc w powyższym przykładzie różnicę w wysokości ekwiwalentu 5,04 zł. Oczywiście jest to kwota brutto, od której należy potrącić jeszcze składki na ZUS i podatek dochodowy.
Niby nic, a jednak…
Wydaje mi się, że nikomu, kto pracuje przy naliczaniu płac nie trzeba tłumaczyć konsekwencji tej „drobnej” zmiany, zwłaszcza w końcówce roku… ☹
Katarzyna Paczkowska
i Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. nr 2, poz. 14 ze zm.).
ii Ustawa z dnia 7 listopada 2018 r. o ustanowieniu Święta Narodowego z okazji Setnej Rocznicy Odzyskania Niepodległości Rzeczypospolitej Polskiej