Umowa na zastępstwo jest szczególnym rodzajem terminowej umowy o pracę. Zawieramy ją na czas zastępstwa za nieobecnego, z przyczyn usprawiedliwionych, pracownika. Z umową taką będziemy mieć więc do czynienia wówczas, gdy np. zatrudniona w naszej firmie księgowa zaszła w ciążę, przebywa na długotrwałym zwolnieniu lekarskim po którym z kolei rozpocznie roczny urlop macierzyński. Ponieważ stanowisko księgowej nie może być nie obsadzone, to jedna z kluczowych osób w każdej firmie, w związku z tym potrzebujemy ją tymczasowo zastąpić innym pracownikiem. W niektórych firmach, być może, osoby zatrudnione w księgowości mają przestrzeń na to, aby przyjąć na siebie, na co najmniej rok, dodatkowo obowiązki nieobecnej koleżanki, ale bardzo często będzie to absolutnie niemożliwe – dobowa norma czasu pracy pracownika wynosi zaledwie 8 godzin i w tym czasie należy pomieścić wszystkie swoje obowiązki zawodowe. Na dodatkowe rzeczy nie ma już niestety czasu. Mądry pracodawca poszuka więc dodatkowego pracownika. Z osobą, którą przyjmiemy do pracy, aby zastępowała naszą księgową, możemy oczywiście w pierwszej kolejności, jak z każdym innym pracownikiem, podpisać umowę na okres próbny. Jeżeli zdecydujemy, że po okresie próbnym pragniemy kontynuować współpracę – możemy wykorzystać w tym celu umowę zastępstwa.
Co powinno się znaleźć w umowie na zastępstwo?
Do tego rodzaju umowy stosujemy wszystkie te zapisy, które obowiązują w każdej innej umowie o pracę. Czyli umowa powinna zostać zawarta pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, podpisana najpóźniej w pierwszym dniu pracy, przed dopuszczeniem pracownika do pracy, powinna zawierać takie same elementy, jak każda inna umowa czyli określać:
- rodzaj pracy,
- miejsce wykonywania pracy,
- zajmowane stanowisko, a w przypadku tej osoby również informację kogo zastępuje,
- wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia,
- wymiar czasu pracy,
- długość trwania umowy,
- termin rozpoczęcia pracy.
Jak określić termin na jaki została zawarta umowa?
W przypadku umowy zawartej na czas zastępstwa mamy kilka możliwości określenia czasu trwania umowy. Jest to oczywiście umowa terminowa – jej koniec jest związany z zakończeniem nieobecności pracownika, który będzie zastępowany.
Termin taki możemy określić w sposób sztywny, czyli poprzez wskazanie konkretnej daty. Będzie to rozwiązanie prawidłowe, ale w pewnych przypadkach kłopotliwe. Bowiem w takim przypadku, wcześniejszy powrót zastępowanego pracownika do pracy lub jego rezygnacja z pracy nie spowodują, że umowa zawarta na zastępstwo ulegnie zakończeniu. Umowa taka nie rozwiąże się z mocy prawa, ale będzie trwała nadal, wraz ze wszelkimi jej konsekwencjami.
W powyższym przykładzie umowę zawartą na czas zastępstwa będzie można:
- pozostawić bez zmian, choć już jako zwykłą umowę terminową,
- przekształcić w umowę zawartą na czas nieokreślony,
- wypowiedzieć z zachowaniem kodeksowego okresu wypowiedzenia.
Czy umowa na zastępstwo chroni kobiety w ciąży?
Warto jednak pamiętać, że jeżeli mamy zawartą umowę terminową z osobą, która jest w ciąży i umowa miałaby się rozwiązać po upływie 3. miesiąca ciąży – należy przedłużyć taką umowę do dnia porodu. Umowa zawarta na czas zastępstwa nie podlega przedłużeniu, ale “zwyczajna” umowa terminowa już tak. Trochę to zawiłe, prawda? Aby łatwiej to było zrozumieć, sprawdźmy jak to wygląda na konkretnych przykładach:
Przykład 1
Z Krystyną Nowak podpisano umowę na zastępstwo w czasie długotrwałej choroby Jana Kaczkowskiego. 28 lutego 2019 r. pracownik zastępowany wraca do pracy, ustała bowiem przyczyna jego niezdolności do pracy. Umowa zawarta z panią Nowak ulega rozwiązaniu z dniem 27 lutego 2019 r. – jest to bowiem ostatni dzień nieobecności w pracy Jana Kaczkowskiego. W tej sytuacji może pojawić się problem przekazania bieżących spraw, ale co warto podkreślić, pani Nowak nie ma żadnego obowiązku aby pojawić się w pracy po 27 lutego. Jeżeli pracodawca chciałby, aby pracownicy mogli się spotkać i na spokojnie przekazać sobie sprawy – może z Panią Krystyną podpisać dodatkową umowę np na czas określony 1 tygodnia.
Przykład 2
Z Janiną Kowalską podpisano umowę na zastępstwo do 30 czerwca 2019 roku. Osoba zastępowana rozwiązała jednak z pracodawcą umowę o pracę z dniem 28 lutego 2019 roku. Ponieważ jednak umowa zawarta z panią Kowalską została zawarta do 30 czerwca 2019, czyli do konkretnej daty – nie ulega ona rozwiązaniu i trwa nadal, teraz już jednak jako “zwykła” umowa zawarta na czas określony.
Przykład 3
Z Anną Kawską zawarto umowę na zastępstwo do 31 maja 2019. Osoba zastępowana przez panią Annę zmarła w dniu 28 lutego 2019 r. Pani Anna pozostaje dalej naszym pracownikiem, choć jej umowa straciła już swój charakter umowy na zastępstwo. Pracodawca postanowił, że stanowisko zajmowane przez zmarłego pracownika zastępowanego przez panią Annę w zasadzie nie jest w firmie niezbędne, zamierza w związku z powyższym rozwiązać umowę terminową zawartą z panią Kawską. Oczywiście może tego dokonać, jak każdą umowę – tę również można wypowiedzieć z zachowaniem ustawowych okresów wypowiedzenia.
Aby jednak nieco utrudnić tę sytuację, powiedzmy, że w dniu wręczenia wypowiedzenia umowy pani Anna poinformowała pracodawcę, że znajduje się w 4 miesiącu ciąży. Ta nowa sytuacja sprawia, że umowa nie może już zostać rozwiązana, nie zakończy się również wraz z 31 maja 2019 r. ale zostanie przedłużona do dnia porodu.
Przykład 4
Mariolę Sawicką zatrudniono na czas zastępstwa pracownika – Adama Zakrzewskiego przebywającego na urlopie wychowawczym. W umowie nie określono w żaden inny sposób terminu zakończenia umowy. 1 marca pan Adam, zgodnie z wcześniej złożonym wnioskiem, wraca do pracy. Umowa z panią Mariolą zakończyła się w związku z tym 28 lutego. W tym przypadku nie ma znaczenia fakt, że pani Mariola znajduje się w 6 miesiącu ciąży. Zgodnie bowiem z art. 177 par. 3 (1) Kodeksu pracy – umowy zawartej na czas określony w celu zastępstwa za nieobecnego pracownika, nie przedłuża się do dnia porodu.
Przykład 5
Z Sabiną Borkowską zawarto umowę na okres zastępstwa na czas nieobecności pracownicy – Janiny Chass – przebywającej na długotrwałym zwolnieniu lekarskim. Pracodawca nie skorzystał z możliwości poprzedzenia umowy na zastępstwo umową na okres próbny. Po pewnym czasie okazało się jednak, że pani Borkowska nie nadaje się do pracy na stanowisku na którym została zatrudniona. Pracodawca może w takim przypadku wypowiedzieć trwającą umowę z zachowaniem ustawowego okresu wypowiedzenia.
Jeżeli jednak okaże się, że pani Borkowska jest w ciąży – pracodawca nie będzie mógł wypowiedzieć umowy. Taka bowiem umowa, podobnie jak każda inna umowa o pracę, nie może zostać wypowiedziana kobiecie w ciąży (art. 177 par. 1 K.p.) Pani Borkowska pozostanie więc pracownikiem do momentu powrotu do pracy pani Chass.