Jak witać nowych pracowników? Onboarding w Twojej firmie
Pierwszy dzień w pracy to moment, który każdy zapamiętuje na długo. Może to być doświadczenie pełne ciekawości i pozytywnego nastawienia, szczególnie gdy nowo zatrudnionemu towarzyszy wsparcie życzliwego kolegi lub mentora. Z drugiej strony, może to być dzień pełen frustracji – chaos informacyjny, zdawkowe instrukcje, złożone procedury i brak zainteresowania ze strony zespołu. Niestety, ten drugi scenariusz wciąż jest częstym doświadczeniem nowych pracowników, którzy nie odnajdują się w nowym środowisku, a w skrajnych przypadkach rezygnują z pracy już w pierwszych tygodniach.
Każda taka rezygnacja generuje koszty – zarówno finansowe, związane z koniecznością zatrudnienia nowej osoby, jak i organizacyjne, ponieważ zespoły tracą stabilność. Nawet ci pracownicy, którzy decydują się pozostać, potrzebują od kilku dni do roku, aby w pełni wdrożyć się w nowe obowiązki. W tym czasie ich produktywność jest niższa, a potencjał zawodowy niewykorzystany.
Jak zatem wprowadzić nowego pracownika, aby nie tylko chciał zostać w firmie, ale też szybko zaczął efektywnie realizować swoje zadania? Kluczem jest systematyczny, dobrze zaplanowany program wdrażania i adaptacji, czyli onboarding.
Czym jest onboarding?
Onboarding to kompleksowy zestaw działań, których celem jest skuteczne wdrożenie i adaptacja nowego pracownika. To proces, który obejmuje nie tylko szybkie przystosowanie się do wymagań stanowiska, ale także integrację w czterech kluczowych obszarach, zwanych 4C:
- Compliance (procedury): Dotyczy administracyjnych aspektów zatrudnienia, takich jak dostarczenie dokumentów, założenie kont e-mailowych czy nadanie dostępów do firmowych systemów.
- Clarification (zadania i cele): Wyjaśnienie pracownikowi jego obowiązków, oczekiwań oraz celów, które ma realizować. Jest to kluczowe nie tylko dla nowego członka zespołu, ale także dla jego przełożonego i współpracowników, aby każdy wiedział, jakie zadania spoczywają na nowej osobie.
- Culture (kultura organizacyjna): Wprowadzenie w zasady działania firmy, zarówno formalne, jak i nieformalne. Bez odpowiedniego wsparcia nowi pracownicy często nabywają tę wiedzę chaotycznie, poprzez obserwację i rozmowy kuluarowe, co może prowadzić do nieporozumień.
- Connection (relacje): Budowanie więzi z zespołem, które pozwala nowemu pracownikowi utożsamiać się z misją firmy i czuć się częścią wspólnoty.
Te cztery elementy są niezbędne, aby onboarding był skuteczny i przynosił korzyści zarówno pracownikowi, jak i organizacji. Każdy proces onboardingu powinien być dostosowany do specyfiki firmy, stanowiska oraz charakterystyki zespołu, do którego dołącza nowa osoba.
Rodzaje onboardingu
Procesy wdrażania różnią się w zależności od zakresu i stopnia zaawansowania. Można wyróżnić trzy poziomy onboardingu:
- Onboarding pasywny: Najczęściej stosowany w małych i średnich przedsiębiorstwach. Skupia się głównie na procedurach administracyjnych, takich jak dokumentacja czy szkolenia BHP, pomijając aspekty związane z kulturą organizacyjną oraz budowaniem relacji.
- High Potential Onboarding: Oprócz procedur uwzględnia zadania i cele przypisane pracownikowi. Kwestie związane z kulturą firmy i integracją są realizowane w ograniczonym zakresie.
- Onboarding proaktywny: Najbardziej kompleksowy proces, obejmujący wszystkie obszary 4C. Wprowadza pracownika w kulturę firmy, zasady jej funkcjonowania oraz wspiera nawiązywanie relacji zarówno wewnątrz zespołu, jak i z klientami zewnętrznymi.
Onboarding w polskich firmach
Badania ICAN Institute, przeprowadzone na zlecenie Macrologic SA, pokazują, że jedynie połowa polskich przedsiębiorstw ma jasno opisany proces wdrażania nowych pracowników. Co więcej, aż 57% pracowników małych i średnich firm ocenia ten proces negatywnie.
W wielu przypadkach onboarding ogranicza się do przekazania pracownikowi dokumentów, regulaminów i wzorów wniosków o urlop, a także przeprowadzenia podstawowych szkoleń. Bombardowany nadmiarem informacji, nowy pracownik jest pozostawiony sam sobie z oczekiwaniem, że szybko je przyswoi i od razu zacznie pracować na pełnych obrotach. Niestety, w takim podejściu często brakuje elementów integracyjnych i wsparcia, co może skutkować dłuższym czasem adaptacji lub zniechęceniem nowego członka zespołu.
Dlaczego onboarding ma znaczenie?
Dobrze zaplanowany onboarding pozwala nowemu pracownikowi szybciej wdrożyć się w obowiązki, a także buduje jego zaangażowanie i lojalność wobec firmy. Tam, gdzie programy onboardingowe są realizowane z uwzględnieniem wszystkich kluczowych obszarów, organizacje odnotowują niższą rotację oraz szybsze osiąganie zakładanych celów biznesowych.
Czy onboarding w Twojej firmie jest dobrze zaplanowany i realizowany? Może czas na jego usprawnienie, aby każda nowo zatrudniona osoba mogła powiedzieć: „Dobrze trafiłem”.