Na początku 2019 roku dość głośno zrobiło się na temat kontroli zwolnień lekarskich. Przyczyną wypłynięcia tego tematu stały się pisma z ZUS skierowane do płatników składek, z żądaniem przeprowadzania kontroli zwolnień lekarskich i przesyłania stosownych raportów do jednostek ZUS. Niektórzy płatnicy schowali uszy po sobie i zaczęli się przygotowywać do spełniania nowego “obowiązku”, inni natomiast absolutnie nie wzięli sobie tego do serca. Która grupa ma/miała rację?
Kto i w jakim zakresie ma prawo do prowadzenia kontroli zwolnień lekarskich?
O kontroli zwolnień lekarskich mówi zarówno ustawa zasiłkowa jak i rozporządzenie MPiPS z 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania
zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich.
Na mocy tych aktów płatnik składek jest upoważniony do przeprowadzania kontroli zwolnień pod względem formalnym, sprawdzając czy zwolnienie nie zostało sfałszowane lub wydane niezgodnie z przepisami. W przypadku wątpliwości płatnik ma prawo prosić o wyjaśnienia lekarza lub bezpośrednio Zakład Ubezpieczeń Społecznych.
Drugim rodzajem kontroli, do których upoważniony jest płatnik składek zatrudniający więcej niż 20 ubezpieczonych i tym samym jest upoważniony do wypłat zasiłków w imieniu ZUS, są kontrole prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich.
Wspomniany pracodawca ma prawo kontrolować czy zwolnienie lekarskie w okresie orzeczonej niezdolności do pracy nie jest wykorzystywane w sposób niezgodny z jego przeznaczeniem oraz czy w czasie zwolnienia lekarskiego ubezpieczony nie podejmuje pracy zarobkowej. Dodatkowo, jeżeli zwolnienie lekarskie jest wydane w związku z koniecznością sprawowania opieki nad członkiem rodziny, pracodawca, będący płatnikiem, ma prawo skontrolować czy poza ubezpieczonym nie ma innych członków rodziny, pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, mogących zapewnić opiekę choremu. W takim bowiem przypadku zasiłek opiekuńczy nie przysługuje ubezpieczonemu.
Prawo do tego rodzaju kontroli mają jednak wyłącznie płatnicy upoważnieni do wypłaty świadczeń chorobowych w imieniu ZUS. Jeżeli jednak mały pracodawca nie posiadający uprawnienia do samodzielnej kontroli, podejrzewa w tym zakresie pewne nieprawidłowości – ma prawo wystąpić do ZUS (na druku ZAS-62) z wnioskiem o przeprowadzenie stosownej kontroli.
Jeżeli pracodawca jest upoważniony do prowadzenia kontroli – może to robić osobiście lub wyznaczyć do tego, i oczywiście upoważnić, swojego pracownika. Przepisy nie określają ile osób powinno brać udział w samej kontroli, jednak ze względów dowodowych lepiej będzie, jeżeli będą to co najmniej dwie osoby.
Gdzie można kontrolować pracownika?
Pracownik może zostać skontrolowany w:
- miejscu pracy – np. jeżeli jest równolegle zatrudniony u innego pracodawcy,
- miejscu zamieszkania lub tymczasowego pobytu wskazanego w zaświadczeniu lekarskim,
- każdym innym miejscu, które kontrolujący uzna za celowe.
Warto przy okazji przypomnieć, że od początku 2019 roku pracownik został zobowiązany do informowania zarówno płatnika składek jak i ZUS o zmianie adresu pobytu w okresie czasowej niezdolności do pracy. Informację taką pracownik ma obowiązek przekazać nie później niż w przeciągu 3 dni od wystąpienia okoliczności. (art. 59 ust.5e ustawy zasiłkowej).
Czy jako pracodawcy mamy obowiązek przeprowadzać kontrole?
Wspomniane już przez nas wcześniej przepisy zasiłkowe dają pracodawcom uprawnienie do przeprowadzania kontroli, ale nie nakładają takiego obowiązku. Zgodnie z paragrafem 7 rozporządzenia, kontrola prawidłowości wykorzystania zwolnienia lekarskiego powinna być dokonywana w miarę potrzeby, bez ustalania z góry stałych jej terminów i nasilana szczególnie w okresach zwiększonej absencji.
Jakie mogą być skutki przeprowadzonej kontroli?
W razie stwierdzenia nieprawidłowości, osoba kontrolująca zobowiązana jest sporządzić protokół, podając na czym polega nieprawidłowe wykorzystanie zwolnienia. Następnie protokół powinien zostać przedłożony ubezpieczonemu w celu wniesienia do niego uwag.
W przypadku, gdy pracownik odmówi złożenia wyjaśnień lub nie złoży ich w wyznaczonym terminie, pracodawca może uznać, że zwolnienie lekarskie jest wykorzystywane nieprawidłowo i zaniechać wypłaty świadczenia.
Jeżeli pracownik nie zgadza się z wynikami kontroli, pracodawca przekazuje protokół do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych jako organu właściwego do rozstrzygania wątpliwości w tym zakresie.
Od decyzji ZUS przysługuje prawo odwołania w terminie 30 dni od dnia jej doręczenia.