Zatrudniając osobę, która zgodnie z przepisami podlega ubezpieczeniom ZUS, płatnik składek, czyli np. firma zatrudniająca daną osobę, jest zobowiązany do zgłoszenia takiego ubezpieczonego do ZUS (o obowiązkach płatnika względem ubezpieczonych pisaliśmy niedawno tu) W zależności od tego jaka umowa łączy strony i jaki jest stan ubezpieczenia danej osoby płatnik składek ma obowiązek:
- zgłosić daną osobę do ubezpieczenia zdrowotnego lub do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego
- prawidłowo i terminowo rozliczać należne wynagrodzenie
- prawidłowo naliczać i terminowo odprowadzać należne składki na ZUS i podatek dochodowy od osób fizycznych
- terminowo przesyłać do ZUS deklaracje rozliczeniowe
- wyrejestrować ubezpieczonego jeżeli zachodzą odpowiednie przesłanki – np. zakończyła się umowa wiążąca strony.
Jeżeli płatnik składek nalicza i terminowo wypłaca wynagrodzenia – wykazuje wszystkie składki w odpowiednich deklaracjach rozliczeniowych (RCA, RSA, RZA, RPA, DRA). Deklaracje takie wysyłamy do ZUS do 15.następnego miesiąca (budżetówki mają ten termin zdecydowanie krótszy).
Problem może się jednak pojawić w sytuacji, gdy w danym miesiącu wypłacamy wynagrodzenie osobie, która w poprzednich okresach została już wyrejestrowana z ubezpieczeń.
Zobaczmy to na przykładzie:
Firma X zatrudnia Zenka Pipsztyńskiego na podstawie umowy zlecenia od 01.05.2019 do 28.05.2019 r. Zleceniobiorca Zenek, zgodnie ze złożonym oświadczeniem podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu, został w związku z tym zgłoszony do ZUS z kodem 0411xx na ubezpieczenia:
- emerytalne,
- rentowe,
- wypadkowe,
- zdrowotne.
W związku z zakończeniem zlecenia Zenek został wyrejestrowany z ubezpieczeń z dniem 29.05.2019 r. (zawsze wyrejestrowujemy z dniem następnym po ustaniu ubezpieczeń!)
Nieszczęśliwie jednak, z pewnych względów nie zostało zleceniobiorcy wypłacone wynagrodzenie w maju. Stosowny przelew na konto ubezpieczonego został zrealizowany dopiero 09.07.2019 r. czyli w momencie, gdy Zleceniobiorca został już dawno wyrejestrowany z ZUS.
Ponieważ obowiązek podatkowy i składkowy powstaje dopiero w momencie wypłaty wynagrodzenia, od wypłaconego 9 lipca wynagrodzenia płatnik będzie zobowiązany zapłacić zarówno składki ZUS (15.08.2019) jak i zaliczkę na podatek dochodowy (20.08.2019).
Ubezpieczonego wraz z naliczonymi składkami wykażemy również w deklaracji rozliczeniowej za lipiec (pojawi się w deklaracji ZUS RCA oraz jego składki wejdą do ogólnych sum widocznych w rozliczeniu ZUS DRA). Ponieważ jednak Zenek został już wyrejestrowany z ubezpieczeń, w deklaracji ZUS RCA wykażemy go nie z kodem na jakim był zgłoszony do ZUS (0411xx), ale z kodem byłego ubezpieczonego: 3000xx.
Ponieważ Zenek Pipsztyński był zgłoszony do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, nie wybrał natomiast dodatkowo ubezpieczenia chorobowego – jego wypłatę rozliczymy dokładnie w taki sposób i nie będzie miał już znaczenia fakt, że zleceniobiorca zakończył z nami współpracę.