Nowe dokumenty w ZUS
Od 1 stycznia 2019 zmiania się w prawie pracy wiele rzeczy. Jedną z nich jest zmiana okresu przechowywania dokumentów osób ubezpieczonych. Do końca 2018 roku dokumenty takie mieliśmy obowiązek przechowywać przez 50 lat po ustaniu stosunku pracy lub zakończeniu umowy zlecenia z tytułu której odprowadzane były składki społeczne.
Od 2019 roku dla wszystkich nowozatrudnianych osób akta pracownicze i inne dokumenty potwierdzające ubezpieczenie społeczne będziemy przechowywali tylko przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia.
Za pracowników, którzy zostali zatrudnieni pomiędzy 1 stycznia 1999 a 31 grudnia 2018 możemy skrócić okres przechowywania dokumentów z 50 do 10 lat, ale tylko wówczas, gdy spełnimy dodatkowe warunki:
- przekażemy do ZUS oświadczenie ZUS OSW oraz
- raport informacyjny ZUS RIA
Jeżeli jednak mamy pracowników zatrudnionych przez 1 stycznia 1999, nie możemy skrócić okresu przechowywania ich dokumentów – w ich przypadku nadal ten okres będzie wynosił 50 lat, nawet wówczas, jeżeli ich ubezpieczenie ustało po 1 stycznia 1999 roku.
W przypadku osób zatrudnionych przed 1999 rokiem i po 2018 roku wszystko wydaje się jasne i nie wymaga dodatkowych komentarzy. Jednak dla grupy zatrudnionej pomiędzy 1999 a 2018, o ile oczywiście chcemy skrócić okres przechowywania dokumentacji, powinniśmy przygotować dodatkowe dokumenty.
Pierwszym z nich jest wspomniany wcześniej ZUS OSW. Jest to dokument, którym oświadczamy, że mamy zamiar przekazać do ZUS dokumenty ZUS RIA i tym samym skrócić okres przechowywania dokumentacji. Oświadczenie to możemy złożyć w dowolnym, wybranym przez siebie terminie, można również takie oświadczenie wycofać, ale tylko do momentu, w którym złożysz pierwszy dokument RIA. Po tym złożeniu nie będzie już można wycofać oświadczenia OSW.
ZUS RIA jest informacją związaną z terminem zakończenia pracy i wyrejestrowania ubezpieczonego z ubezpieczeń społecznych.
Po złożeniu oświadczenia OSW, płatnicy składek mają obowiązek złożyć RIA w przeciągu roku liczonego od dnia złożenia OSW.
Dokumenty ZUS RIA będziemy jednak składali również wraz z ZWUA wyrejestrowującym z ubezpieczeń.
Należy pamiętać również o tym, że dokument RIA mamy obowiązek przekazać ubezpieczonemu w formie papierowej oraz, że po 10 latach od złożenia raportu RIA mamy obowiązek wydać ubezpieczonemu dokumenty związane z jego zatrudnieniem.
W raporcie informacyjnym ZUS RIA podajemy dane, które obejmują:
- wypłacone przychody niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty – za lata kalendarzowe przypadające w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.,
- okresy wykonywania pracy nauczycielskiej, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.,
- okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (prace wymienione w starych wykazach) – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.,
- okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (prace wymienione w nowych wykazach ) – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.,
- datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany,
- informację, czy w okresie zatrudnienia na kolei pracownikowi przysługiwał deputat węglowy albo ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy.
Oczywiście w raporcie RIA wykazujemy tylko te dane, które dotyczą tylko tej jednej, konkretnej osoby.
Po złożeniu dokumentu ZUS RIA, ZUS poinformuje o tym fakcie ubezpieczonego w informacji o stanie konta przesyłanej ubezpieczonym, a jeżeli ubezpieczony jest uprawniony do świadczeń emerytalno-rentowych i w związku z tym nie otrzymuje informacji o stanie konta – otrzyma informację wraz z wysłanym do niego formularzem PIT.
Od 1 stycznia 2019 roku powstał również jeszcze jeden dokument, który płatnicy składek mają obowiązek wstawiać i przekazywać do ZUS – ZUS RPA. Raportu tego nie przekazujemy w każdym miesiącu, a jedynie za miesiąc w którym:
- wypłaciliśmy ubezpieczonemu przychód należny za lata poprzednie (np w 2019 roku premię za 2018 rok),
- obok świadczeń wypłaconych w związku z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem, wypłaciliśmy składnik wynagrodzenia od którego nie została odprowadzona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.,
- ubezpieczony wykonywał pracę nauczycielską.
Jeżeli interesują cię nowe zakresy danych przekazywane do ZUS w nowych i zmienionych formularzach – zapraszamy cię tu: (dokument znajdziesz tutaj )
Katarzyna Paczkowska
źródło: www.zus.pl