Zatrudniając się na podstawie umowy o pracę czy na podstawie umowy cywilnoprawnej, zazwyczaj wiemy jakie obowiązki wobec nas ma pracodawca czy też zleceniodawca (czyli podmioty nas zatrudniające). Ale czy zdajemy sobie sprawę jakie zobowiązania ma pracodawca jako płatnik składek ZUS?
Pracodawca, z chwilą zatrudnienia pierwszej osoby ubezpieczonej, staje się płatnikiem składek i jednocześnie podmiotem zobowiązanym do zgłaszania ubezpieczonych, członków ich rodzin, naliczania i odprowadzania składek na ubezpieczenia oraz regularnego przesyłania deklaracji rozliczeniowych.
Pierwszym obowiązkiem płatnika składek jest zgłoszenie siebie, jako płatnika, do ZUS – do tego momentu ZUS nie wiedział jeszcze o tym, że nasza firma w ogóle istnieje.
Gdy w 1999 roku wchodziła reforma systemu ubezpieczeń społecznych, powstał wówczas obowiązek składania zgłoszeń na odpowiednich formularzach. Zgłoszenia płatnika od tamtego czasu dokonywało się na formualrzach:
- ZUS ZPA – zgłoszenie płatnika będącego osobą prawną,
- ZUS ZFA – zgłoszenie płatnika będącego osobą fizyczną,
- ZUS ZBA – zgłoszenie posiadanych rachunków bankowych,
- ZUS ZAA – zgłoszenie miejsc prowadzenia działalności gospodarczej.
Ponieważ kilka lat temu, w celu ułatwienia życia przedsiębiorcom, wprowadzono instytucję jednego okienka – nowy płatnik składek nie składa już bezpośrednio w ZUS-ie informacji o zatrudnieniu pierwszego ubezpieczonego, czyli informacji o tym, że właśnie zaczął być płatnikiem, ale robi to za pośrednictwem odpowiedniego organu rejestrowego lub ewidencyjnego.
Dla przypomnienia – jeżeli założyliśmy działalność gospodarczą, zostaje ona zarejestrowana w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Dokonujemy rejestracji lub zmiany za pośrednictwem urzędu miasta lub gminy – składając dokument CEiDG-1.
Jeżeli natomiast podlegamy rejestracji w KRS – informację o tym, że jesteśmy (będziemy) płatnikiem składek składamy od razu w trakcie składania podstawowych dokumentów. Jeżeli jednak, dopiero po pewnym czasie od momentu założenia firmy, decydujemy się na zatrudnienie pierwszej osoby – składamy aktualizację naszego zgłoszenia na druku NIP-8. Dokument ten składamy elektronicznie (jeżeli mamy kwalifikowany podpis elektroniczny) lub osobiście w Urzędzie Skarbowym.
W takiej sytuacji składając aktualizację naszych danych w dokumencie aktualizacyjnym NIP-8 powinny się znaleźć następujące dane:
- nazwa skrócona płatnika
- data powstania obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne (czyli data, z którą mamy obowiązek zgłosić pierwszą osobę ubezpieczoną)
- wykaz rachunków bankowych płatnika (musimy zgłosić do ZUS wszystkie posiadane rachunki bankowe)
- adres do korespondencji
- adres prowadzenia działalności
- dane dotyczące poszczególnych wspólników (jeśli masz osobową spółkę handlową)
Na podstawie otrzymanych danych, organ ewidencjonujący lub rejestrujący prześle informacje do ZUS i na tej podstawie Zakład Ubezpieczeń Społecznych sam wypełni stosowne dokumenty (ZPA lub ZFA, ZBA oraz ZAA).
Jako płatnik składek będziemy mogli realizować kolejne obowiązki wobec ubezpieczonych i wobec ZUS. Jakie? O tym opowiemy w kolejnych artykułach.